Base de donnée

[kayos]

Bonjour,

Je suis en train de me dire qu'il faudrait que je me lance dans l'apprentissage des bases de données.
Je suis dans une association qui a bcp de documents et nous sommes plusieurs a nous les passer pour les consulter tout le temps, pas très pratique. De plus le classement de tous ces documents est difficile.

Me débrouillant en info, je me suis dit que je pourrai me lancer dans ce projet de tout mettre en pdf et tout mettre sur une base de donnée en ligne.

Avant de commencer à regarder tout ca, pouvez me conseillez, m'orienter un peu, logiciel, hébergeur, matériel....

En vous remerciant d'avance.
A bientot

 

[Anonyme]

bonjour,

Une solution serait de passer par Bento :

http://www.filemaker.fr/products/bento/ : http://solutions.filemaker.com/database-templates/fr/index.jsp

 

[pascalformac]

je signale en passant que des options pas cheres voire gratuites existent
pour les databases
j'avais un moment utilisé zoho.com ( gratuit , et gestion db gratuite en mode limité)

on peut même contourner l'option database au sens strict (db ) en utilisant des outils grand public
exmple compte hotmail skydrive - Google (Gdrive)
et y deposer les documents partagés avec de multiples " collaborateurs"
voir les lire en ligne si formats usuels , les commenter , ou même les modifier si autorisé, chat intégré etc

l'avantage c'est que c'est simple,
ill n'y a rien de compliqué à mettre en place , ni de logiciels à installer partout
et concernant Gdrive la recherche interne est correcte y compris dans les textes PDF
( de ce coté c'est superieur à icloud)

 

[kayos]

Merci pour vos réponses...

Les systèmes comme Gdrive ou autre, j'y ai pensé. c'est vrai que je n'ai pas besoin de beaucoup, il me faut un truc simple et rapide à mettre en place dc ca peut etre la bonne solution, peut etre...

En revanche, ce que j'ai oublié de vous préciser, c'est que j'ai vraiment besoin d'un système qui me permette de retrouver mes documents très rapidement. En fait il me faudrait un système de tags ; pouvoir mettre plusieurs mots qui permettent la recherche. Vous me direz que je peux mettre les mots dans les titres, mais j ene sais pas si c'est l'idéal, ca peut rapidement être le bizarre si il y a plusieurs tags, non ?

qu'en pensez vous ?

 

[pascalformac]

il faudra clarifier ce que tu entends par "base de données"
car selon les definitions ca va de banale centralisation de documents à...base de données ( au sens db)

une remarque
concernant skydrive :depuis la récente bascule hotmail vers outlook.com il y a eu changement des exigences techs pour l'utiliser
( faut des ordis pas trop vintage, or je le sais par experience , certains assos ont du matosse qui marche mais parfois tres vintage)

mode de classement
soit tu passes par des outils 100% dédiés à ce genre d'organisation
soit tu bidouilles à la main renommer par lot ( et ou ajouter des mots dans les documents)
en gros ajout de tags à la main

soit tu classes les documents sans modifs dans des dossiers sous dossiers avec une hierarchie logique
ou intégrant des tags

en passant googledrive intègre les tags
mais sous une forme visuelle " à l'ancienne"

pas de "tags " comme tu vois sur les fils macg ou ailleurs ( mots en bas ou en colonne dédiée)
mais la même tech que les messages gmail
un MÊME message gmail peut appartenir à plusieurs dossiers ( labels)
de fait ce SONT des tags.
un dossier = un label = tag

dans google drive un même document peut appartenir à plusieurs dossiers

--

il y a aussi des TONNES d'autres offres du même type ( stockage en ligne + acces filtré +outils d'organisation et de collaboration )
c'est un des gros marchés en developpement constant et ca se bouscule au portillon


gaffe à un element ; synchro ou pas synchro

selon l'offre tu as stockage centrallisé ( avec ou sans modif autorisée)
ou stockage centralisé et synchro
(un peu la maniere dropbox si on veut le dire vite)

or pour une optique "archives centrales" ( modifiées ou pas) les synchro peuvent devenir un probleme

mais si c'est plutot l'optique un lieu d'échange et modif commun , la synchro peut servir

 

[Niconemo]

Je propose deux autres solutions (suivies de quelques considérations à bien peser) :

1 - un simple système de navigateur de fichiers en PHP : tu mets tes documents dans des dossiers et sous dossiers avec un simple navigateur FTP. Ton application sert simplement à naviguer dans l'arborescence comme si c'était le Finder du Mac
Avantage : C'est relativement facile à programmer en PHP (on trouve même des systèmes tout faits), on peut protéger les dossiers par mot de passe par simple htaccess.
Défaut : pas de tags, un document est dans son dossier et pas ailleurs. Pas de moteur de recherche.
Concrètement, on se rapproche d'une solution type Gdrive, quelques fonction en moins (recherche de texte dans les documents)

2 - Une vraie base de donnée en PHP-MySQL : chaque fois que tu charge un PDF sur le serveur, tu lui crée une fiche dans la base de donnée MySQL qui stocke l'endroit où le trouver, un titre, un aperçu, une description, des tags, la date d'upload, ce que tu veux ! Après tu fais un moteur de recherche pour retrouver les documents par leurs tags ou un mot de la description, du titre, etc.
Avantages : des tas !
Inconvénient : c'est du boulot ! Mais pas hors de portée d'un débutant motivé. C'est même un très bon exercice pour une première application, (une fois qu'on s'est formé sur des exemples plus simples).

Sinon, certains CMS on un système de gestion de fichiers téléchargeables inclus (ou par ajout de plugins). Tu fais d'une pierre deux coup : tu te fais un site dynamique et tu gère un système de fichiers. Même s'il faudra surement bricoler pour les histoires de droits, etc.

Personnellement, je ne trouve pas Gdrive (teste quand même pour voir, puisque qu'il te faut du rapide à mettre en place) ou Zoho viables pour ce genre d'utilisation. Trop risqué. Problème de confidentialité des contenus (vous avez confiance en Google vous ? Moi pas plus qu'en Facebook) , de pérennité des systèmes, etc. Il vaut mieux avoir ton espace de stockage (hébergement) et une solution logicielle installée dessus.

Les systèmes de dossiers synchronisés sont viables sur des petits cercles d'utilisateurs et surtout avec un nombre limité de fichiers !

 

[pascalformac]

tout à fait d'accord

et concernant soluce #2 : un seul administrateur ( ou 2) qui garde la main

j'avais pointé des soluces à la Gdrive parce que c'est simple à monter et pratique pour du collaboratif sans complication

Les systèmes de dossiers synchronisés sont viables sur des petits cercles d'utilisateurs et surtout avec un nombre limité de fichiers

oui et non , ca dépend aussi de la gestion des fichiers et mode de synchro de l'outil

oui globalement

non pas forcement viables avec des soluces genre dropbox , ou viable si on prend des precautions
(réglages pointus etc)

dropbox est de fait un espace commun gerant des originaux (avec archivage de divers versions certes mais tout le monde voit et manipule des originaux)
d'autres outils font des choix differents de synchro , en gros synchronisent en fournissant des copies aux matosses des collaborateurs connectés, la distinction est subtile mais importante, car j'ai vu des gens perdre des élements avec divers bourdes de suppression dropbox (pas toujours rattrapables)

 

[Niconemo]

Sur DropBox les gens que je connais (pas forcément utilisateurs avertis) ont rencontré 2 problèmes :
1 - les fichiers effacés par mauvaise manipulation (il y a un historique cela dit&#8230
2 - le dossier Dropbox qui gonfle et sature le disque dur de 15 utilisateurs furieux, bloquant totalement leur système !

 

[pascalformac]

exactement , et je déconseille dans le cas présent
( ou alors en customisant les réglages avec doigté, c'est pas très difficile)

tel que je comprends faudrait
un espace commun sur lequel kayos (et une ou 2 persoones serieuses) soient les seules avec des droits entiers d'admi
les autres droit de voir, voire de commenter, mais pas de supprimer -bouger d'emplacement etc

 

[kayos]

2 - Une vraie base de donnée en PHP-MySQL : chaque fois que tu charge un PDF sur le serveur, tu lui crée une fiche dans la base de donnée MySQL qui stocke l'endroit où le trouver, un titre, un aperçu, une description, des tags, la date d'upload, ce que tu veux ! Après tu fais un moteur de recherche pour retrouver les documents par leurs tags ou un mot de la description, du titre, etc.
Avantages : des tas !
Inconvénient : c'est du boulot ! Mais pas hors de portée d'un débutant motivé. C'est même un très bon exercice pour une première application, (une fois qu'on s'est formé sur des exemples plus simples).

D'après ce que je comprends c'est cette solution qui a l'air le mieux....
je veux bien me lancer dans cet apprentissage.

Maintenant, dites moi un peu par ou je dois commencer, grosso modo la démarche et ensuite je me renseignerai tout seul pour ne pas trop vous ennuyer...

J'avais très rapidement touché à ca avec mon site internet sous joomla. J'avais sauvegardé ma bd. J'ai mon site sur OVH.
Cela dit, j'avais fait le scrit minimum et je dois meme avoue que je m'étais occupé de ca il y a plus d'un an et que je ne me souviens plus trop de grand chose...

Enfin bon, donnez moi svp les grandes lignes.

Par ex, il faut que je fasse un petit site internet pour que les gens puissent y accéder ou bien il faut installer un petit logiciel ou bien encore un simple accès htp ?

merci bcp !!

 

[kayos]

up...

 

[Niconemo]

OK, bon.

La solution idéale dont je parle, pour être clair, risque de ne pas correspondre à ton critère de rapidité de mise en place, car il faudra :

1. apprendre le php (au moins les bases) mais aussi, le HTML pour l'affichage.
2. programmer entièrement ton application en php

C'est le même principe qu'un CMS type Joomla (ou que le forum sur lequel nous sommes). On a :

• d'un côté des données enregistrée dans une base de donnée MySQL (sur le serveur MySQL de l'hébergeur).
• de l'autre côté une application en PHP (des fichiers stockés dur le FTP de l'hébergeur)qui sert à afficher ces données de la base de données (à l'aide du HTML) et à en enregistrer de nouvelles.

Concrètement, à l'arrivée, ça se présente comme une page web.

Je te conseille de faire le tuto du site du zéro. fais la première partie et tu verra rapidement si tu accroches ou pas. Une fois ce tuto fait, recherches des tutos plus spécifiques (gestion de fichiers, download/upload, etc.).

Petit détail : tu as intérêt à avoir un serveur PHP et une base de donnée MySQL directement sur ton Mac pour apprendre à programmer et développer ton application en local. L'option la plus courante est d'installer Mamp ("Mac Appache MySQL PHP") sur ton Mac. Tu trouvera pas mal d'infos là dessus en faisant une recherche sur les forums.

Pour casser un vieux cliché : pas besoin d'être matheux pour programmer. Il faut être logique, certes mais aussi créatif, débrouillard, aimer démêler des problèmes et trouver des solutions par soi même.

L'application que tu décris n'est pas très complexe mais, entre la formation et la programmation, à moins que tu y travailles à plein temps, il faut quand même s'attendre à un délai de plusieurs mois.
Si pendant ce délai, tu as besoin que des fichiers soient déjà disponibles tu peux envisager une solution provisoire type Dropbox.

 

[momo-fr]

Je vois pas mal de mes clients qui installent la solution open source ownCloud pour ce genre de partage.

 

[kayos]

merci beaucoup pour toutes ces précisions encore...
Je vais regarder tout ca et regarder "si j'accroche" comme tu dis...

J'ai un site sous joomla dejà, n'y a t il pas moyen de se baser sur joomla....?

 

[momo-fr]

Sous Joomla j'ai installé une solution de partage de fichiers évoluée (cours de formation) avec le module Remository.

Création d'un ensemble de profils et de dossiers avec des droits distincts. Tu peux visualiser ou non tous les fichiers, effectuer des recherches, etc.

Un peu une usine à gaz mais je suis arrivé à quelque chose de particulier car mon client voulais des dépôt "ouverts" pour les profs et des visualisations et dépôts "privés" pour chaque élève.

 

[Niconemo]

Je n'utilise pas Joomla, mais tu peux aussi effectivement te baser sur ton CMS préféré et voir les plugins (ou "modules") existants qui collent à ta demande.

 

[pierreko]

Si tu cherches juste un moyen de référencer des documents, un fichier Excel ou Numbers suffira largement. Tu pourrais mettre tes docs sur un FTP ou dropbox, avec la liste dans laquelle tu associes à chaque doc un lien pour y accéder sur le FTP ou le dropbox (un tableau par ex).
C'est une solution très simple, peut être trop ? Mais ça t'évite pas mal de prises de tête