Appel à témoins Appel à témoins : comment passer au "zéro papier" ?

[alinf34]

@ Fongi:

Petit point de législation: un enseignant a la propriété intellectuelle de son cours. Il est donc interdit d'enregistrer son cours par quelque moyen que ce soit sans son autorisation préalable ;-)

 

[jabial]

DevonThink Pro Office, photocopieur Xerox, script launchd, DropBox.

Ma base DTP est dans DropBox -> sauvegarde et synchro auto sur tous mes ordis + versioning (version payante de DropBox).
Photocopieur Xerox -> scan vers FTP en une touche.
script launchd -> scan + OCR + mise en boîte de réception DTP dès que le fichier a été transféré entièrement par FTP. J'ai dû bricoler mon script : DTP vient avec des scripts "actions de dossier" qui ne fonctionnent que quand le Finder est ouvert (donc session ouverte).

Quand j'ai un paquet de documents à scanner je n'ai qu'à les passer à la fonction "workflow" du photocopieur, ils sont automatiquement passés à l'OCR et enregistrés dans la base DTP. Ensuite, je n'ai plus qu'à les classer.

J'ai même acheté un petit destructeur de documents (coupe croisée, méga dur à reconstituer mais pas impossible, c'est un modèle à 40&#8364. Ça me permet d'y faire passer mes documents confidentiels (factures, relevés, etc) que je reçois par la poste.

Gardons deux trois trucs sur papier, quand-même... A moins que nous voulions absolument que, d'ici un siècle ou deux, la descendance (ou quoi que ce soit qui y ressemblera) puisse connaître ce qui s'est passé à notre époque.
"L'électronique" est chose bien fragile.
Trop croire à la pérennité de notre civilisation, serait faire preuve d'un grand excès de confiance!
D'un autre côté, comme l'humain n'apprend que fort peu de son passé (et encore moins de son Présent!), que tout soit oublié un jour, ne serait pas si grave...

Pour rappel l'électronique est beaucoup plus durable que le papier.
Le papier se dégrade en permanence et chaque copie est dégradée par rapport à l'original.
Un livre peut se garder s'il est spécialement entretenu. Une pile de documents laissée à l'abandon dans une cave humide est totalement illisible en moins de 10 ans.
Du papier peut brûler.
Au contraire, l'électronique se copie de façon parfaite. Ma maison brûle ? J'ai perdu mon toit mais aucun document (sauf le papier qui me reste d'avant, je n'ai pas repris toutes mes archives au format numérique même si c'est prévu).
Pour assurer la conservation d'une donnée électronique il suffit de la répliquer toutes les quelques années sur un nouveau support. Et pour éviter le risque de panne, on peut en prendre deux ou trois.

 

[mauco]

J'ai commencé à tout archiver sur PC, j'utilisais alors Paperport et un scanner à plat.

Sur Mac, Paperport n'existant pas, j'ai commencé par utilisé le Finder. J'ai l'habitude de trier par année (pour archiver plus facilement) et de toujours nommer mes fichiers en commencant le nom du fichier par YYYY-MM-DD, cette méthode est un peu lourde (quelques macros TextExpander aident) mais c'est pour moi un système universel bien pratique.

Pour le format, le PDF s'impose mais il faut aussi indexer le texte. Le scanner fujitsu scansnap est parfait pour celà: rapide, 2 logiciels d'OCR (je n'utilise que ABYY Scan) et pratique: on appuie juste sur un bouton.

Pour ranger les fichiers, j'ai commencé avec Devonthink Pro: avantage, il communique avec le scansnap, numerise et indexe (ocr) tres simplement, de plus il dispose d'un mode intelligent pour classer tout seul les fichiers. Inconvenients: les fichiers sont stockés dans une base specifique (meme si on peut exporter les PDF sans pb), et surtout, le tri automatique ne fonctionne pas si on utilise un dossier par année (il perd l'historique chaque année).

J'ai aussi regardé eaglefiler, paperless etc... Mais bon finalement j'ai choisi de rester basique: le finder avec quelques script pour automatiser un peu le classement (Hazel est très pratique aussi). Je dispose ainsi d'un systeme facile à sauvegarder (time capsule + Chronosync + ARQ), et la recherche sur Mac est très efficace avec Spotlight.

Je n'ai pas de besoin nomade pour mes fichiers, néanmoins je stocke sur dropbox les fichiers de l'année en cours au cas où.

 

[igors]

Hello,
Je suis étudiant et je suis passé au tout numérique il y a 1 an.

Du côté de mon école ça a été difficile au début pour avoir les autorisations et après de numériser tous mes cours. Avec la caméra de l'iPad 3 tout est allé pour le mieux. Mes professeurs distribuent les feuilles en cours, je prends une photo du document, puis je rends la feuille à mes professeurs.

Je re-cadre directement la photo prise sur l'iPad et je la classe dans un album correspondant à la matière du doc. Puis j'utilise Pages pour prendre mes cours, Notes pour les notes, Evernote pour certaines matières.

Pour les mathématiques (physique et svt aussi), cela a été plus compliqué à cause des formules et schemas. La solution que j'ai choisi a été Noteshelf, ce n'est pas la meilleure application, mais c'était la meilleure côté precision. J'utilise notamment un stylet pour iPad avec Noteshelf.

Pour mes études, j'ai une application pour tout: calculatrice pour les maths, Keynote (pour les présentations en cours), iBooks pour les livres en français, Calendrier pour mon agenda...

Une des choses les plus importantes dans le choix des application on été l'accès rapide peut importe le support: iPad, iPhone, mac et web.


Côté professionnel, j'ai pu passer bien plus rapidement au tout numérique. Tout passe en ligne, Google Docs, iCloud, facturation par email, Paypal, les CV sont aussi par email. Je reçois mes factures aussi par email...

Je tiens seulement un stylo et une feuille de papier dans mon sac au cas où j'ai un controle.

Il faut noter que le passage au tout numérique peut être coûteux, mais si on as déjà le matériel c'est des vrai économies de fourniture et c'est bien plus écologique !

 

[MacAque67]

Pour ma part, le zéro papier s'est installé doucement. Je suis passé le plus possible aux factures électroniques, quand c'était possible. Tout est stocké sur mon compte dropbox.

Le plus difficile a été de trouver une solution peu consommatrice en temps pour numériser ce qui m'arrive encore par courrier. J'ai finalement opté pour un scanner à rouleau multi-feuilles Fujitsu Snap Scan 1300, qui avale et scanner à toute vitesse et en recto-verso.
Puis, les feuilles sont déposées dans un carton, au fur et à mesure de leur arrivée. Presque plus de classeurs, ni de tas de courriers à classer/ranger

 

[diegue]

Handbrake ?

Je n'ai pas réussi à mettre le choix des sous titres. Je n'ai pas trouver de manuel d'utilisation à vrai dire .
C'est beaucoup, mais beaucoup plus compliqué que pour un CD !

 

[Phil1982]

Mon utilisation papier se résume aux feuilles d'impôts et autres documents administratifs quand vraiment il est impossible de communiquer par email avec l'administration en question, ce qui est chose assez rare aujourd'hui.
Tous mes documents sont scanés, y compris les documents importants et je les utilise en permanence lorsque c'est nécessaire.
Petite note : j'ai d'ailleurs 3 sauvegardes, en ligne ou non, de tous mes documents.

Je suis même inscrit à l'université à distance donc mes cours sont tous en PDF, je n'ai absolument aucun papier et n'écris que sur mon ordinateur.. je n'utilise mon stylo (j'en ai un qui traine quelque part, je mets toujours plusieurs minutes à le trouver ) pour ainsi dire quasiment jamais.

Même lors de mes cours de français (prof de français particulier) j'écris la plupart du temps sur l'ordinateur. JE DETESTE ECRIRE A LA MAIN en fait.

Mon 2e travail est également sur internet.

 

[Bcpst]

Pour ma part:

- J'utilise OpenMeta comme technologie de tagging,
- Yep et Leap comme logiciels de classements de fichiers,
- MailTags pour les emails,
- Une imprimante HP 6500 avec un chargeur de feuille pour les scans,
- un mac mini avec HD externe pour le stockage. Il va etre remplacé par un hackintosh "tour de stockage" dans les semaines qui viennent.
- Hubic pour la sauvegarde cloud avec encfs pour l'encryptage et rsync pour la synchronisation.

Pour ce qui est de l'automatisation du tri, je confie tout a Automator + script en python et bash.
Le script Automator est lancé à partir du driver HP avec comme objet de départ le pdf du scan.
Je dispose de plusieurs scripts que l'on peut choisir de l'imprimante, les critères sont :
- la langue (au Québec, beaucoup de documents sont malheureusement en anglais),
- le scan multipage ou le multi-scan de pages séparées,
- le recto verso (je scan en 2 temps et le script réordonne les pages),
(soit 8 scripts).

Mon workflow est le suivant:
- Je scan mon paquet de feuille,
- Automator lance l'OCR (action inclu dans le driver HP),
- Automator lance mon script de python de tri. Selon la présence de certains mots clés celui-ci tag mon fichier, le renomme, choisi sa destination. S'il manque de données, le fichier va être placé dans un dossier "À trier".
- Un mail est envoyé avec le bilan des documents scannés).

Ce que j'aime dans mon processus est qu'il est entièrement automatisé. A partir du moment ou je mets mon documents à scanner, 95% du temps, je ne le reverrai que lorsque j'en aurai besoin.

Le fait d'utiliser OpenMeta permet une inter-opérabilité complète avec tous les logiciels et spotlight. On peut interroger le serveur à distance et trouver n'importe quel document de ces 5 dernières années dans la seconde de n'importe quel ordi de la maison.

Le point faible de ma solution: Étant basé sur spotlight, je ne peux pas utiliser n'importe quel NAS qui ne va pas gérer spotlight d'ou le changement futur de mon Mac Mini Server par un hackintosh avec plusieurs emplacements de disques.

Enfin, je scanne tout et je mets les documents physique dans une grosse boite a archive par année, par personne de la famille. L'électronique est classé, pas le papier. Il est rare qu'une copie de l'originale ne soit pas tolérée.

 

[sk8andmetal]

Le 0 papier est de mon poin de vue une vraie utopie. En revanche et c est également l attitude adoptée dans la société et qu il est facile de limiter ses impressions . Nous suggérons fortement aux clients de prendr l option de factures dematerialisées et toutes les factures reçues sont également scannées et stockées sur un file And print. Tous les postes sont équipés de deux écrans pour pouvoir faire du crosschecking ou du reporting . Lors du lancement du projet nous avons divisés par 2 le nombres d imprimantes et par 4 notre consommation de papier . 4 ans plus tard on a gardé le même niveau de consommation en ayant augmenté le nombre d employé et le porte folio de l entreprise

 

[mwolff]

Je ne suis pas encore au 0 papier, et de loin. Mais j'ai ce projet en tête depuis longtemps. Ce fil me fait me repêcher sur ce projet.Après avoir lu les différents messages, j'hesite entre deux sorts : paperless et devonthinkpro office.
Par contre, je souhaiterais connaître à l'usage, les points forts et faibles de ces deux produits ?
Merci de votre retour

 

[alecsandramartin]

Bonjour,

novaxel peut être utilisé également à titre personnel.
Si vous allez sur le site novaxel-store, vous pouvez télécharger une version gratuite (novaxel family). Pour répondre à vos éventuelles questions sur la ged, ainsi que pour échanger sur les avantages/inconvénients de la ged novaxel, une communauté novaxel existe sur facebook. Je vous invite à nous rejoindre.

Alecsandra Martin

Responsable Marketing novaxel

 

[Mageekmomo]

J'habite dans un petit appartement avec peu de rangement, du coup j'ai très peu de papiers à gérer : les factures sont toutes au format électronique, les quelques papiers importants sont scannés puis recyclés. Tout est rangé sur Dropbox avec une copie sur Backblaze pour plus de précaution, les seuls papiers que je garde sont les feuilles de paye, papiers d'identité et diplomes.

Et au boulot j'ai abandonné mes cahiers au profit de Ghostwriter pour prendre des notes au stylet, et je les envoies sur Evernote.

 

[Skittou]

Bonjour,

novaxel peut être utilisé également à titre personnel.
Si vous allez sur le site novaxel-store, vous pouvez télécharger une version gratuite (novaxel family). Pour répondre à vos éventuelles questions sur la ged, ainsi que pour échanger sur les avantages/inconvénients de la ged novaxel, une communauté novaxel existe sur facebook. Je vous invite à nous rejoindre.

Alecsandra Martin

Responsable Marketing novaxel

Les prérequis de Novaxel Family (sur le Novaxel-store):


Système d'exploitation : Windows 2000 (SP4) ou supérieur


On sait que que Mac OS X est supérieur à Windows, mais est-ce que ça va fonctionner???

 

[Polo35230]

Moi, je suis passé aux toilettes japonaises...

 

[monvilain]

Le zéro papier, cela fait 30 ans que j'en rêve.

J'ai scanné tous mes cours, toutes mes factures (même les facturettes de CB y passent !), des centaines de livres, et tous les magazines qui j'achète en kiosque (les cas d'AutoPlus et d'AvosMac étant « à part », puisqu'ils sont les seuls à proposer une application de lecture sur iPad qui soit correcte) ; je peux donc dire que je suis très proche du zéro papier, même si il doit me rester quelques milliers de livres, dont je n'ai pas besoin hors de chez moi, et que je continue à l'occasion à travailler sur du papier (papier que je passe ensuite au scanner, comme le reste...).

En revanche, pour en arriver là, il y a un certain nombre d'étapes !


Voilà

Merci pour ces détails.

Pour ma part, avec mon Fujitsu ScanSnap, j'ai séléctionné l'option :

ScanSnap Manager >Paramétre > Application > Adobe Acrobat
Ce qui ouvre automatiquement Acrobat après scan du document....
Il ne manque plus que l' OCR automatique en Workflow....



En revanche, Je bute toujours sur la méthode de classement des courriers envoyés et reçu ?
j'ai changé douze fois de méthode.......

Exemple:
ORANGE > ENVOYES > 11-03-22_Resiliation ou
ORANGE > 11-03-22_Resiliation_Envoyé

 

[TheloniousMiles]

À quand le iPQ?

 

[thierry37]

Petite question aux utilisateurs de fujitsu scansnap : est ce que l'OCR est lié Ã* une langue ?
Travaillant Ã* l'international j'ai pas mal de documents en anglais ou allemand. En plus de mes courries en français.
Le scansnap arrivera Ã* bien "lire" mes documents ?
Ou c'est pas un problème car lié juste aux caractères. Quelle que soit la langue ?

 

[poco]

En milieu professionel, le sans-papier pour beaucoup de choses ok (LRAR, Devis, facture dématérialisées dans certain cas...).

Cependant, en milieu industriel on NE peut PAS se passer du papier (pour l'instant).

Les archivages (durée supèrieure à 30 ans) pâtissent d'un manque de normalisation concernant les formats de fichiers, les supports physiques etc. dans différentes filières concernées. Alors on croule sous le papier

Pour la lecture de certains docs aussi, je trouve (avis perso) que je préfère un support papier qu'un écran (concentration, annotations à la volée, fatigue visuelle surtout avec les écrans iPad/MBA... brillants peu lisibles dans toutes les conditions).

 

[monvilain]

Petite question aux utilisateurs de fujitsu scansnap : est ce que l'OCR est lié Ã* une langue ?
Travaillant Ã* l'international j'ai pas mal de documents en anglais ou allemand. En plus de mes courries en français.
Le scansnap arrivera Ã* bien "lire" mes documents ?
Ou c'est pas un problème car lié juste aux caractères. Quelle que soit la langue ?

Bonjour,

Avec ACROBAT se fait le OCR et oui, vous pouvez choisir votre langue au moment voulu.

@ +

 

[elliatedm]

J'ai réussi à me passer quasi complètement du papier cette année... grâce au Retina sur l'iPad. Je suis enseignant et en parallèle je reprends des études en Histoire, et je dois donc lire beaucoup. Je fais mon journal de cours sur Evernote iPad, y ajoute des choses préparer au fil de mes pensés, et je prépare mes leçons selon ces notes synchronisées sur l'iPad. Sur le Mac, je mets à jour ces notes pour avoir sur l'iPad le déroulé de cours sous les yeux avant la leçon. Aussi, avec Quickoffice iPad et Dropbox, je modifie mes leçons directement dans le fichier, et il est mis à jour sur tous les périphériques. Dropbox et Skydrive sont synchronisés également (j'utilise les deux car Skydrive ne permet encore le stockage local sur iPad), donc si je n'ai pas l'iPad ou le Mac, je modifie directement les fichiers sur le site de Skydrive. Mon horaire est évidemment sur iCal.

Je reprends des études en Histoire. Tous les cours sont numérisés, les documents d'époque également, donc quand j'ai un moment je les (re)lis, les annote, puis je parfais mes résumés sur le Mac.

Du côté administratif, je signe les factures et autres documents directement au moyen de la signature numérisée dans Aperçu. Je reçois tous mes extraits de compte par email, et je lis le journal sur l'iPad avec Flickboard et Readability.

Enfin, je souffre d'un problème de santé chronique qui nécessite un suivi quotidien de mon activité et de mes paramètres cardiaques. J'encode ma tension artérielle et mon pouls sur PoidsCible Pro (je n'ai pas de problème de poids, mais cette application permet de faire bien d'autres choses pour le suivi quotidien) et mes efforts quotidien avec Pedometer Pro. Avant je devais prendre des notes tous les jours, et c'était difficile de voir mon évolution (sans compter que je perdais parfois mes notes).

Avec le Mac, l'iPad, le Synology et quelques logiciels je pense avoir réussi à diminuer de presque 90% ma consommation de papier.