Appel à témoins Appel à témoins : comment passer au "zéro papier" ?

[magicPDF]

un topo des pratiques en 2015 ?

Comme qui dirait, leur truc ça déchire grave : https://acrobat.adobe.com/fr/fr/
Il y a un vrai progrès vers le zéro papier car c'est enfin simple et efficace.

On photographie n'importe quel document papier mal éclairé et de travers, et 30 secondes après on peut l'éditer comme un document numérique natif, le signer, l'envoyer pour signature, ou plus basiquement l'archiver (texte indexable).
Et on ne paye qu'une seule fois pour l'avoir sur 2 ordis et sur tous ses mobiles.

Je ne reconnais plus mon logiciel fétiche…

 

[frolick]

On photographie n'importe quel document papier mal éclairé et de travers, et 30 secondes après on peut l'éditer comme un document numérique natif, le signer, l'envoyer pour signature, ou plus basiquement l'archiver (texte indexable).

Bonjour,
Comment faites-vous pour les signatures des documents officiels, un simple copier-coller de sa signature prise via la webcam suffit-il ? ou bien passez-vous par un système de signature électronique codé... ? Si oui, comment procédez-vous ?

 

[Gwen]

J'ai essayé. Mais devant l'ampleur de la tache, j'ai vite arrêté.

Je fais même l'inverse, j'imprime pour classer au même endroit un peu tout ce qui peut être important.

Scanner c'est long. Et puis, il faut également bien noter le scan, mettre toutes les pages ensemble dans le PDF. Créer un dossier et sauvegarder ça en plusieurs endroits bien synchronisés.

Souvent, une partie était sauvée sur un disque externe, mais une fois plein, j'ai du changer de méthode, puis je n'ai pas fait ce que j'aurais du faire tout de suite. Bref, à force de repousser les tâches à faire, c'est devenu trop compliqué et j'étais perdu.

Et surtout, quand j'avais besoin d'un papier, je ne le retrouvais jamais.

 

[luc1en]

Bonjour,

ma réflexion, ancienne, débouche aujourd'hui –enfin, sur un projet en cours de construction.
Documents administratifs, documents scientifiques, techniques et plein d'autres liés à nos (3 personnes) sujets d'intérêt. Tout cela concourt à saturer l'espace à un rythme insoutenable.

Les infos découvertes sur le forum m'ont amené au Fujitsu SnapScan iX500. Hélas, selon leur documentation, l'offre logicielle est nettement plus restreinte pour Mac. Je leur ai demandé confirmation et quelques questions spécifiques au Mac.J'attendrai de savoir à quoi m'attendre avant de passer au concret.

Le gros intérêt du numérique, y compris pour les documents à longue durée de conservation, c'est l'indexation, donc la possibilité de retrouver sans devoir se coltiner des caisses et des boîtes. Le grand confort !

 

[iluro_64]

Bonjour,

ma réflexion, ancienne, débouche aujourd'hui –enfin, sur un projet en cours de construction.
Documents administratifs, documents scientifiques, techniques et plein d'autres liés à nos (3 personnes) sujets d'intérêt. Tout cela concourt à saturer l'espace à un rythme insoutenable.

Les infos découvertes sur le forum m'ont amené au Fujitsu SnapScan iX500. Hélas, selon leur documentation, l'offre logicielle est nettement plus restreinte pour Mac. Je leur ai demandé confirmation et quelques questions spécifiques au Mac.J'attendrai de savoir à quoi m'attendre avant de passer au concret.

Le gros intérêt du numérique, y compris pour les documents à longue durée de conservation, c'est l'indexation, donc la possibilité de retrouver sans devoir se coltiner des caisses et des boîtes. Le grand confort !

Admirable enthousiasme

Le seul avantage du zéro papier est son incidence environnementale. D'une part on détruit moins de forêts, d'autre part on gagne de la place.

MAIS, si l'on n'a pas la rigueur nécessaire pour gérer les documents-fichiers, gare à la casse. Parmi les éléments de rigueur citons, pas tout à fait au hasard, l'archivage, et encore moins au hasard, le système de gestion des documents …

 

[luc1en]

Bonsoir,

côté rigueur, je pense qu'avec les habitudes acquises dans la gestion d'un fonds d'image ou de la documentation scientifique et technique, nous ne devrions ne pas être trop à l'ouest …
Le classement papier est barbant, chrono et topo-phage. Coûteux en surface et en mobilier. La gestion du cycle de vie des documents est impossible en pratique.
Le classement numérique, je connais en effet ce qu'il faut de rigueur et de méthode.
L'investissement matériel de départ est cadré.
Le système de GED ? Vaste problème, le Mac est déshérité en la matière, le marché des entreprises tire les prix vers la stratosphère, le libre ne semble pas –à ma connaissance, encore avoir investi ce domaine.
Je m'en tirerai avec les fonctions d'indexation des outils PDF et de Mac OS. Avec Automator, je pense aussi faciliter l'utilisation ultérieure pour les recherches.

 

[magicPDF]

Bonjour,
Comment faites-vous pour les signatures des documents officiels, un simple copier-coller de sa signature prise via la webcam suffit-il ? ou bien passez-vous par un système de signature électronique codé... ? Si oui, comment procédez-vous ?

C'est un peu entre les deux. Ce qu'il faut retenir c'est que c'est simple et qu'un navigateur web suffit.
Envoyez moi votre email en MP et je vous enverrait un document à signer.

 

[Runjulia]

Au départ, il y a eu la question d'un lecteur qui nous demandait quels logiciels et matériels utiliser pour «débarrasser le papier de [ma] vie». Devant cette interrogation, il nous a semblé intéressant de la transformer en appel à témoins. Car si le principe est simple : numériser un document, le ranger sur un support électronique, s'assurer de sa sauvegarde et de la possibilité de le retrouver facilement… sa mise en oeuvre est nettement plus compliquée tant les solutions sont variées.

Si vous avez réussi à approcher ce "zéro papier", votre expérience nous intéresse. Quelle méthode avez-vous appliquée, avec quels périphériques, logiciels voire quels services en ligne ? De même, quels obstacles sont restés infranchissables ?

Vous pouvez laisser vos explications et conseils dans ce forum, nous en ferons comme à chaque fois une synthèse dans les prochains jours.

J'essaye, franchement le zéro, mais il y'a toujours une administration pour m'en demander un. Alors je fais ce que je peux ou rien (virtuelle, j'aime pas trop, sens (rué,e) non plus. Mais à y réfléchir, les hyper-parcs de cloud c'est mieux???Regarder de plus près je crois que ceci consomme plus que cela…Bof, plouf, une vioque...

 

[thebiglebowsky]

Bonjour,
Comment faites-vous pour les signatures des documents officiels, un simple copier-coller de sa signature prise via la webcam suffit-il ? ou bien passez-vous par un système de signature électronique codé... ? Si oui, comment procédez-vous ?

En Belgique, je suis passé depuis longtemps à la signature électronique de tous les documents officiels via un lecteur eID et ma carte d'identité ... simple et efficace pour la plupart des administrations.

Auparavant, j'utilisais un "token" fourni par l'administration fédérale qui, avec un username, un password et le code fourni par le token me permettait de signer électroniquement certains documents.

 

[Runjulia]

Chouette alors, tu déterres et tu réponds la même chose qu'il y a quelques années. Quelle progression ! Tu dois être gérant d'un cloud pour sortir de telles idées ? Géniales ? Obsolètes ? Tu retardes et certainement aucun intérêt pour ce qui se passe autour de toi.
Perso, je pense que les scientifiques en informatique manquent sérieusement de réflexion, éthique, sociale, éthologique. Ils cherchent, ils trouvent (superbe) mais toujours en se donnant bonne conscience ? N'est-ce pas directement applicable à l'humain ? Savoir c'est pouvoir. Tout contrôler, c'est le but. Inviolable, est totalement faux. Asservir est-il le vrai but de cette technologie ? Certains hommes le pensent et s'en servent. Un fascisme sympa en quelque sorte. Mais ce n'est que mon avis un peu tordu par la paranoïa. Depuis wikil ma vue est changée.

 

[Runjulia]

Chouette alors, tu déterres et tu réponds la même chose qu'il y a quelques années. Quelle progression ! Tu dois être gérant d'un cloud pour sortir de telles idées ? Géniales ? Obsolètes ? Tu retardes et certainement aucun intérêt pour ce qui se passe autour de toi.
Perso, je pense que les scientifiques en informatique manquent sérieusement de réflexion, éthique, sociale, éthologique. Ils cherchent, ils trouvent (superbe) mais toujours en se donnant bonne conscience ? N'est-ce pas directement applicable à l'humain ? Savoir c'est pouvoir. Tout contrôler, c'est le but. Inviolable, est totalement faux. Asservir est-il le vrai but de cette technologie ? Certains hommes le pensent et s'en servent. Un fascisme sympa en quelque sorte. Mais ce n'est que mon avis un peu tordu par la paranoïa. Depuis wikil ma vue est changée.

 

[thebiglebowsky]

Chouette alors, tu déterres et tu réponds la même chose qu'il y a quelques années. Quelle progression ! Tu dois être gérant d'un cloud pour sortir de telles idées ? Géniales ? Obsolètes ? Tu retardes et certainement aucun intérêt pour ce qui se passe autour de toi.

Euh ! Tu t'adresses à qui là ???

 

[Runjulia]

Meuh, à toi le Grand L. Bon faut avouer que…j'ai aucun don dans cette matière (informatique)…Mais cela m'aiderait, si tu pouvais réfléchir à la question ?...

 

[o0pik]

J'essaye aussi de passer au zéro papier

j'ai commencé déjà par noter tout mes rendez vous sur le calendrier de mon iphone, je prends toutes mes notes sur iphone.
Les seul papiers qu'il me reste sont mes de comptes bancaires et les tickets de caisse afin de faire mes comptes.
Par contre tout ce qui est du téléphone j'ai toutes mes factures en ligne et je pense passer mes factures LCL direct sur le net plutôt que le recevoir par courrier ça m'encombre pour rien et ainsi noté toutes mes dépenses dans une application spécialisés je consultes déjà tout mes relevés via l'application mais je reçois quand même chaque mois le détails de mes dépenses après une fois que j'aurais un taf je sais pas si c'est possible que j'ai mes feuilles de paye via le net ou que par papier je demanderais.

A la limite le seul papier dont je ne pourrais pas me passer c'est celui pour dessiner quand l'envie m'en prends plus pratique que sur un ipad car plus précis.

Même ma liste de course est sur mon iphone je trouve ça beaucoup plus simple.

 

[pim]

Les tickets de caisse, c'est la première chose à scanner de retour chez soi. En effet, ces fameux tickets finissent par s'effacer, en seulement quelques mois c'est fichu on ne voit plus rien. On m'a même conseillé dans un magasin de faire une photocopie du ticket de caisse « pour la garantie, car les tickets s'effacent », c'est dire !

En fait la seule chose qu'il faut garder précieusement, c'est les bulletins de paye.

 

[o0pik]

Oui mais le problème c'est que je n'ai pas de scanner sous la main et sachant que pour l'instant je n'ai pas de DD externe pour tout stocké et bien je garde mes tickets de caisse qui sont pratiques quand même enfin surtout les gros achats comme les chaussures ou matériel informatique pour ma part.

 

[Breizh44]

je voudrais narrer la conversion inverse pour ce qui est des livres: depuis un certain temps j'avais décidé de ne me servir que d'ebooks. Et puis un jour je suis retombé sur un livre papier (non qu'ils n'étaient pas dispo chez moi jusque là mais je n'avaispas fait l'effort d'y toucher). On retrouve beaucoup.
une bonne tablette redonnera la sensation de finesse des pages, leur odeur, le poids du livre et la sensation tactile qui diffère totalement selon le papier utilisé.

Pour le reste des documents, le seul obstacle à la fin du papier pour moi est que je n'ai pas de scanner ultra rapide et que les administrations fonctionnent encore beaucoup aux originaux papiers (et puis pour prendre des notes il faut dire qu'un carnet de note couverture cuir qui tient dans la paume de la main c'est toujours plus pratique que de sortir son téléphone, trouver l'app. et on peut écrire directement à la taille qu'on veut et plus rapidement par rapport à un clavier sur un si petit appareil.

 

[o0pik]

Oui c'est vrai que lire un livre "authentique" peut être agréable mais pour ma part j'ai adopter l'ebook c'est comme acheter un DVD maintenant je regarde tout sur internet
et au passage ça y est je viens de faire le pas pour recevoir mes relevés de comptes LCL via internet

 

[Breizh44]

Oui c'est vrai que lire un livre "authentique" peut être agréable mais pour ma part j'ai adopter l'ebook c'est comme acheter un DVD maintenant je regarde tout sur internet
et au passage ça y est je viens de faire le pas pour recevoir mes relevés de comptes LCL via internet

pour le coup tout mes relevés sont en ligne.

j'avoue que les films aussi c'est presque comme pour les livres. Un petit dvd de temps en temps qu'on peut sentir dans sa main et insérer dans un lecteur #pasdeparallelesalaceici ça redonne un peu le gout des choses

 

[o0pik]

Dans mon cas les seuls CD que j'ai encore ce sont ceux des jeux vidéos pour ma PS3

 

[pim]

Après tout dépend ce que l'on fait des livres.

J'ai scanné 80 000 pages (ça fait 5 mètres de rayonnage – pour vous épargner le calcul !) de livres que j'utilise comme simple référence. Je sais ce qu'il y a dedans, où c'est, quand j'ai besoin de quelque chose, je fais un copié-collé du texte avec Prizmo ou je prends les images en capture écran pour les intégrer dans le document que je suis en train de créér. Hyper pratique, je ne quitte pas les yeux de l'écran.

Je dois avoir presque 1000 livres « papiers », pour la lecture ou pour la prise de note, ça c'est à la main et sur du vrai papier. Ayant appris à écrire à la main, et ayant appris les maths à la main, tant que je n'ai pas recopié un calcul un peu difficile à la main, je ne suis pas sûr de l'avoir bien compris.

Certes, l'iPad Pro pourrait changer quelque chose, mais ça reste encore à prouver. Et petit détail, si je calcule bien, une feuille A4 fait 14,2", donc en 13", la surface d'affichage est encore insuffisante.